Otomatik Yanıt (Tatil Mesajı) Ayarlama

İzinde olduğunuzda size mail gönderenlere otomatik bilgilendirme gitmesini sağlayabilirsiniz. Webmail üzerinden kurmak kolaydır.

1. https://mail.gelecekint.com adresine girin.
2. Ayarlar > Otomatik Yanıtlar bölümüne girin.
3. Yeni Otomatik Yanıt Ekle'ye tıklayın.
4. Gönderen adı ve konu (ör. "Ofis Dışındayım") yazın.
5. Mesaj gövdesine dönüş tarihinizi ve acil durumlar için alternatif iletişim ekleyin.
6. Başlangıç ve Bitiş tarihlerini belirleyin; bitiş girmek, tatil bitince yanıtın otomatik kapanmasını sağlar.
7. Kaydet'e basın.

Örnek: "Merhaba, 10-20 Temmuz arasında ofis dışındayım. Acil konular için destek@sirketiniz.com ile iletişime geçin. En kısa sürede döneceğim." Sistem aynı göndericiye günde bir kez yanıt verir, döngü oluşmaz. Dönüşte yanıtı kapatın. Yardım için destek@gelecekint.com adresine yazabilirsiniz.

İyi Bir Otomatik Yanıt Nasıl Yazılır?

Otomatik yanıt kısa, net ve bilgilendirici olmalıdır. Göndericinin bilmesi gerekenler üç şeydir: ne zamana kadar dönemeyeceğiniz, acil durumda kime ulaşabileceği ve iletisinin kaybolmadığı. Şifre, iç telefon numarası veya kişisel bilgi eklemeyin; otomatik yanıtlar tanımadığınız kişilere de gider.

Sık Yapılan Hatalar

• Bitiş tarihi girmemek: Dönüşte kapatmayı unutursanız müşterileriniz haftalarca "ofis dışındayım" yanıtı alır.
• Aşırı uzun mesaj: Uzun yanıtlar okunmaz; iki üç cümle yeterlidir.
• Alternatif kişi yazmamak: Acil konular için bir iş arkadaşınızın ya da ortak destek adresinin bilgisi mutlaka yer almalıdır.
• Dağıtım listelerine yanıt: Toplu listelerden gelen iletilere de yanıt gidebilir; sistem tekrarları sınırlasa da mesajı kısa tutmak en güvenlisidir.

Ekip İçin Öneriler

Uzun izinlerde otomatik yanıta ek olarak iletilerinizi bir iş arkadaşınıza yönlendirmeyi de düşünebilirsiniz. Böylece müşteri talepleri beklemede kalmaz. Dönüşte yönlendirmeyi kaldırmayı unutmayın.

Sık Sorulan Sorular

Otomatik yanıt telefondaki uygulamadan da çalışır mı?

Evet. Yanıt sunucuda çalıştığı için cihazınız kapalı olsa bile göndericilere iletilir.

Yalnızca şirket dışına farklı mesaj gönderebilir miyim?

Webmail'deki filtre seçenekleriyle gönderen alan adına göre farklı kurallar tanımlanabilir; kurulum için bize yazabilirsiniz.

Kurumsal e-posta hizmetimiz hakkında bilgi için kurumsal e-posta sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.