Şirketinizdeki herkesin farklı biçimde imza kullanması kurumsal izlenimi zayıflatır. Ortak bir imza standardı belirlemek; markanızı tutarlı gösterir, iletişim bilgilerini eksiksiz iletir ve profesyonellik katar. Bu makale, tüm çalışanların uygulayacağı bir imza şablonu oluşturmanıza yardımcı olur.

Standart imzada bulunması gerekenler:

• Ad Soyad (tek satır, kalın)
• Unvan / departman
• Firma adı ve varsa web sitesi
• Telefon (sabit ve/veya cep)
• E-posta adresi
• İsteğe bağlı: kısa yasal uyarı veya adres satırı

Örnek şablon (herkes kendi bilgisini doldurur):

Ahmet Yılmaz
Satış Müdürü | Firma Adı A.Ş.
Tel: 0 212 000 00 00 - GSM: 0 5xx 000 00 00
ahmet@sirketiniz.com | www.sirketiniz.com

Standardı belirlerken kararlaştırılacak kurallar:

1. Yazı tipi ve boyut: Tek bir font (örn. Arial 10-11 punto) ve tek renk seçin. Renkli, farklı fontlu imzalar dağınık görünür.
2. Logo: Kullanılacaksa genişliği 200-300 piksel olmalı. Büyük görseller mailleri ağırlaştırır ve spam ihtimalini artırır.
3. Satır düzeni: Herkeste aynı sıralama olsun; ad üstte, iletişim altta.
4. Sosyal medya: Eklenecekse yalnızca kurumsal hesaplar, metin bağlantı olarak eklensin.
5. Dil: Türkçe (ve gerekiyorsa altına İngilizce) tutarlı olsun.

İmzayı uygulama: Şablonu belirledikten sonra her çalışan kendi programında tanımlar. Webmail için https://mail.gelecekint.com adresinde Ayarlar > Kimlikler bölümündeki İmza alanına, Thunderbird/Outlook için hesap ayarlarındaki imza alanına yapıştırır ve yeni mail ile yanıtlarda otomatik eklenmesini seçer.

Öneriler: Sade ve metin ağırlıklı imzalar her cihazda düzgün görünür ve en güvenli tercihtir. Alıntı/hareketli görsel, çok sayıda ikon ve arka plan resmi kullanmaktan kaçının; bunlar bazı programlarda ek dosya olarak görünür. İmza şablonunu tüm ekibe tek bir dokümanla dağıtmak, herkesin aynı yapıyı kurmasını kolaylaştırır.

Kurumsal imza şablonunu hazırlamamızı isterseniz, kullanmak istediğiniz bilgileri ve varsa logonuzu destek@gelecekint.com adresine gönderin; ekibinize dağıtacağınız hazır bir şablon oluşturalım.